Zweck der Verarbeitung 

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Online-Veranstaltungen (z. B. Online-Seminare und Videokonferenzen) durchzuführen.  

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Datenschutzerklärung von Zoom mit detaillierten Angaben zur Erhebung, Verarbeitung und der Weitergabe personenbezogener Daten findest Du in deutscher Sprache im Bereich Datenschutz der Zoom-Homepage. 

Verantwortlicher 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Veranstaltungen steht, ist Deutschland sicher im Netz e.V. 

Hinweis: Soweit Du die Internetseite von „Zoom“ aufrufst, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software von „Zoom“ herunterzuladen. 

Du kannst „Zoom“ auch nutzen, wenn Du die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingibst. Wenn Du die „Zoom“-App nicht nutzen willst oder kannst, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Du ebenfalls auf der Website von „Zoom“ findest. 

Welche Daten werden verarbeitet? 

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Du vor bzw. während der Teilnahme an einer Online-Veranstaltung machst. 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: 

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional) 

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen 

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. 

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. 

Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Falls Du diese Funktionen nutzt, werden die von Dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. 

Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst Du zumindest Deinen Vor- und Nachnamen sowie Deine E-Mail-Adresse angeben. 

Umfang der Verarbeitung 

Wir verwenden „Zoom“, um Online-Veranstaltungen durchzuführen. Wenn wir die Veranstaltungen aufzeichnen wollen, werden wir Dir das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Dir zudem in der „Zoom“-App angezeigt. 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.  

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten. 

Wenn Du bei „Zoom“ als Benutzer:in registriert bist, dann können Berichte über Online-Veranstaltungen (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten, Umfragefunktion) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Veranstaltungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. 

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen. 

Empfänger / Weitergabe von Daten 

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Bitte beachte, dass Inhalte aus Online-Veranstaltungen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kund:innen, Interessent:innen oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. 

Weitere Empfänger:innen: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union 

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. 

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. 

Datenschutzbeauftragter 

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Du erreichst diesen unter folgender E-Mail-Adresse: dsb@sicher-im-netz.de 

Deine Rechte als Betroffene:r 

Du hast das Recht auf Auskunft über die Dich betreffenden personenbezogenen Daten. Du kannst Dich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Dir verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du Dich ausgibst.  

Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht. 

Schließlich hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. 

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. 

Löschung von Daten 

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde 

Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 

Änderung dieser Datenschutzhinweise 

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung findest Du stets auf dieser Internetseite. 

Stand: 14.09.2021